La fiche cliente d’une prothésiste ongulaire sert à trois choses : poser en sécurité (contre-indications, réactions), refaire exactement la pose qu’une cliente aime (produits, teintes, forme, longueur) et la relancer au bon moment. Elle contient aussi, presque toujours, des données de santé : allergies, traitements, état de la peau. Ce guide te donne un modèle de fiche complet à recopier, le questionnaire de contre-indications, et les règles du RGPD à respecter pour les allergies, le consentement et la durée de conservation.
À quoi sert une fiche cliente de prothésiste ongulaire
Sans fiche, chaque remplissage commence par les mêmes questions : quelle teinte la dernière fois, quelle longueur, quelle forme, cette réaction au gel il y a deux mois, c’était quoi déjà ? Avec une fiche, tu ouvres, tu lis, tu poses. Trois bénéfices concrets :
- la sécurité : une cliente qui a réagi à un produit, qui suit un traitement qui fragilise les ongles ou qui a une plaie autour de l’ongle ne doit pas recevoir la même prestation que les autres ;
- la régularité : refaire à l’identique la forme et la couleur qu’elle aime, c’est la raison numéro un pour laquelle elle revient ;
- la fidélisation : la date de la dernière pose te dit quand la relancer.
Si tes clientes ne reviennent pas au rythme prévu, le mini-cours Fidéliser ses clientes et réduire les no-show montre comment utiliser ta fiche pour la relance à trois semaines, les rappels et le suivi des absences.
Le modèle de fiche cliente
Recopie ce modèle sur papier ou dans un tableur. Chaque rubrique a une raison d’être ; supprime celles qui ne te servent pas.
1. Identité et contact
- Prénom, nom
- Téléphone (pour les rendez-vous et les rappels)
- E-mail (facultatif)
- Adresse (seulement si tu te déplaces chez elle)
- Comment elle t’a connue (pour savoir d’où viennent tes clientes)
- Accord pour recevoir les rappels et la relance de remplissage : oui / non
- Accord pour la publication de photos de ses mains : oui / non
2. Ongles naturels
- Longueur et forme naturelles
- État : fins, mous, cassants, striés, épais, ongles rongés
- Particularités : ongle abîmé, ongle décollé, cuticules épaisses
- Habitudes : travail manuel, mains souvent dans l’eau, clavier
3. Contre-indications et réactions (données de santé, consentement explicite)
- Réaction déjà constatée à un vernis, un gel, une colle ou un dissolvant : oui / non, laquelle
- Allergie connue à un composant (par exemple aux acrylates, à certains métaux)
- Traitement en cours qui touche la peau ou les ongles, si la cliente souhaite le signaler
- Plaie, rougeur, infection ou décollement au moment du rendez-vous
4. Historique des prestations
| Date | Prestation | Produits et teintes | Forme et longueur | Durée réelle | Remarques |
|---|---|---|---|---|---|
La colonne « durée réelle » sert aussi à toi : elle te montre tes progrès en vitesse et t’aide à fixer tes prix.
5. Préférences
- Teintes préférées, teintes refusées
- Nail art : oui, non, discret
- Fréquence souhaitée
- Créneaux préférés
6. Suivi
- Date du prochain rendez-vous ou de la relance prévue
- Absences et retards (avec la date)
- Arrhes versées
Le questionnaire de contre-indications
À faire remplir à la première visite, puis à relire à chaque rendez-vous (« rien de nouveau depuis la dernière fois ? »). Formule les questions simplement :
- As-tu déjà eu une réaction (rougeur, démangeaison, gonflement) après une pose de vernis semi-permanent, de gel ou de capsules ?
- As-tu une allergie connue à un produit cosmétique ?
- As-tu en ce moment une blessure, une rougeur ou une douleur autour d’un ongle ?
- Un de tes ongles est-il décollé, épaissi ou de couleur inhabituelle ?
- Souhaites-tu me signaler un traitement ou une situation qui concerne ta peau ou tes ongles ?
Si la réponse est oui à la question 1, 3 ou 4, ne pose pas sur la zone concernée et invite la cliente à consulter un médecin ou un dermatologue avant toute prestation. Tu n’as pas à poser de diagnostic : ton rôle est de ne pas aggraver une situation et d’orienter. Le module hygiène et santé de l’ongle détaille les situations où l’on ne pose pas.
Les règles du RGPD pour une fiche cliente
Le Règlement général sur la protection des données s’applique à toute professionnelle qui tient un fichier de clientes, même sur papier, même seule. Voici ce qu’il implique pour une prothésiste, d’après les principes publiés par la CNIL.
Ne collecter que ce qui sert
C’est le principe de minimisation. Pas de date de naissance si tu ne t’en sers pas, pas de profession, pas de situation familiale. Chaque rubrique de ta fiche doit avoir une utilité pour la prestation, le rendez-vous ou la relance.
Les allergies et traitements sont des données de santé
Les informations sur la santé sont des données sensibles (article 9 du RGPD). Leur traitement est interdit par principe, sauf exceptions, dont le consentement explicite de la personne. Concrètement :
- explique à la cliente pourquoi tu notes ces informations (sa sécurité pendant la pose) ;
- recueille son accord de façon explicite : case cochée et signée sur la fiche papier, case à cocher sur un formulaire numérique ;
- ne note que ce qui est utile à la prestation, sans détail médical inutile ;
- ne transmets jamais ces informations à qui que ce soit.
Informer la cliente
En bas de ta fiche ou sur ton site, une courte mention suffit :
Les informations de cette fiche sont utilisées uniquement pour réaliser tes prestations en sécurité, gérer tes rendez-vous et te rappeler ton prochain remplissage. Elles sont conservées trois ans après ta dernière visite, puis supprimées. Tu peux demander à les consulter, les corriger ou les supprimer à tout moment en m’écrivant à [contact]. [Ton nom, ton activité, ta ville]
Combien de temps conserver
- Fiche cliente : pendant la relation commerciale, puis trois ans après la dernière visite, durée généralement retenue par la CNIL pour la gestion commerciale et la prospection.
- Données de santé : à supprimer dès qu’elles ne sont plus utiles, et au plus tard avec la fiche.
- Factures et pièces comptables : dix ans, selon le Code de commerce. Elles ne contiennent pas de données de santé.
Une fois par an, fais le tri : supprime ou détruis les fiches des clientes non revenues depuis trois ans.
Sécuriser les fiches
- Papier : classeur rangé dans un meuble fermé, jamais laissé sur le poste de pose.
- Numérique : téléphone ou ordinateur protégé par un code, logiciel avec mot de passe, sauvegarde régulière.
- Partage : aucun. Une fiche ne s’envoie pas par message à une collègue.
Répondre aux demandes des clientes
Une cliente peut demander à voir, corriger ou supprimer ses données. Tu as un mois pour répondre. Garde une trace de la demande et de ta réponse.
Le registre des traitements
Le RGPD prévoit un registre qui décrit les fichiers que tu tiens. Les petites structures en sont en partie dispensées, mais pas quand elles traitent des données de santé : avec une rubrique allergies, tu dois le tenir. Pour une prothésiste seule, il tient en quelques lignes : quel fichier, pour quoi faire, quelles données, combien de temps, qui y a accès. La CNIL propose un modèle simplifié sur son site.
Les erreurs fréquentes avec les fiches clientes
- Tout noter « au cas où » : date de naissance, profession, numéro de sécurité sociale, photos du visage. Chaque donnée inutile est un risque sans bénéfice.
- Écrire un diagnostic : « mycose », « psoriasis ». Tu n’es pas médecin. Note ce que tu observes (« ongle épaissi et jaune à l’annulaire droit, pose non faite, cliente invitée à consulter ») et la décision prise.
- Laisser le classeur ouvert sur le poste de pose, à la vue de la cliente suivante.
- Garder les fiches indéfiniment : une cliente partie il y a cinq ans n’a plus rien à faire dans ton fichier.
- Utiliser le fichier pour autre chose : la vente de produits par e-mail à toutes tes clientes, par exemple, demande en principe un accord distinct, sauf exceptions prévues pour les clientes existantes et des produits analogues.
- Oublier les sauvegardes : un téléphone perdu sans sauvegarde, c’est l’historique de toutes tes clientes perdu, et une fuite possible si l’appareil n’était pas verrouillé.
Les photos de mains
Une photo de pose est utile dans la fiche pour refaire la même chose. Si tu veux la publier sur Instagram, c’est un autre usage, qui demande un autre accord : note-le séparément sur la fiche. Une main peut être reconnaissable (bague, tatouage, cicatrice). Retire la photo si la cliente le demande. Le guide Instagram pour prothésiste ongulaire donne la marche à suivre.
Papier ou numérique : comparer
| Critère | Fiche papier | Fiche numérique |
|---|---|---|
| Coût | quelques euros | gratuit (tableur) à un abonnement (logiciel) |
| Rapidité en rendez-vous | bonne | bonne sur tablette ou téléphone |
| Relance des clientes | manuelle | possible automatiquement |
| Sécurité | meuble fermé | mot de passe, sauvegarde |
| Suppression d’une fiche | broyage | suppression complète, sauvegardes comprises |
À domicile, le numérique évite de transporter un classeur rempli de données personnelles d’une maison à l’autre.
Utiliser la fiche pour fidéliser
La fiche n’a de valeur que si tu t’en sers :
- Avant le rendez-vous : relis la fiche, prépare les teintes.
- Pendant : vérifie les contre-indications (« rien de nouveau ? »).
- Après : note la prestation, les produits, la durée, la date de relance.
- À trois semaines : envoie le message de relance aux clientes qui n’ont pas réservé leur prochain remplissage.
Les absences notées dans la fiche te permettent d’appliquer ta politique d’annulation : le guide rendez-vous non honoré en onglerie donne le texte. Et la durée réelle notée à chaque prestation alimente le calcul de tes prix, détaillé dans le guide tarif prothésiste ongulaire. Tous les leviers d’activité sont regroupés sur la page vivre du métier de prothésiste ongulaire.